有效管理海外应收账款的四步三条
————美国顺美财务集团公司 丹尼斯·卫根
每年，中国的出口商损失掉亿万美元的海外欠款。这些资金，原本可以用于新设备的投资、新产品的研发、新员工招募与培训等等，从而进一步提高出口商的竞争力；或用于给公司股东和投资商以更好的回报等等。无论如何，出口商完全不必损失掉这些钱款。
从1978年改革开放以来，中国迅速地成长为全球供应商和贸易引领者。在这个过程中，中国的出口商为全球经济的繁荣做出了贡献，创造了许多就业机会，也提高了许许多多中国人的生活水平。
但是，也有阴云笼罩着这一成就：中国出口商有超过1000亿美元的海外逾期应收账款没有收回，而且每年还会新增150亿美元左右。
当然，造成这一局面是有许多原因的。但是，即使在今天市场竞争激烈的环境中，而买方又常常获得非常有利的付款条件下，运用一些简单而又省钱的步骤，和一些海外应收账款的常识将可以大大避免坏账的发生。因此，我愿意与大家共同分享这简单的四个步骤和关键的三条规律，帮助大家提高应收账款的管理水平。
第一步：花时间真正了解潜在新客户的信贷历史。仅仅靠观察潜在新客户访问中国期间的言行，是不够的。用互联网及其它有效的工具，也可调查出新客户的信誉及其公司背景。一定要要求潜在的新客户填写一个完整的信贷申请书，包括从他的其它供应商中列出至少3个备询人。
在出口商同意销售给一个海外新客户之前，要求其提供公司背景信息，不要感觉不好意思或尴尬。对中国之外的绝大多数市场上的公司而言，要求提供这些信息是标准的商业操作步骤。认真而又专业的外国公司视此行为是正常的商业行为，将不会被视为冒犯行为。实际上，他们会对中国出口商有一个良好的印象，会认为这个出口公司是一个专业的组织。
如果一个潜在海外客户拒绝按中国出口商要求提供其公司的背景及其信贷信息，这就强有力地表明：在付款问题上，这个海外客户很可能不可靠。
关键点：当然，我们都知道：只有从海外客户那里真正收回款后，一次销售才算真正完成。知道海外客户的信贷历史，是帮助中国出口商避免坏账的一个主要工具。
第二步：运用互联网精确了解新客户的公司性质。它是一个独资公司？有限公司？还是合伙公司？
这个信息非常有价值，因为在收回欠款方面，它影响中国出口商作为一个债权人的权利。例如：一个独资公司，业主本人对公司的一切债务负责，因为它不是一个正式组建的商业实体。然而，对于有限公司，其业主、负责人、股东或官员的个人资产却不对其公司债务负责。比如，在美国的每一个州的网站上，很容易在线找到关于公司类型的信息。
拥有海外客户完整的联系信息，对中国出口商也是非常重要的。看起来很奇怪的是：我遇到很多中国的出口商，对其海外欠款的客户，他们仅仅只有其客户的手机号，或一个电子邮箱或一个邮政信箱。很遗憾的是：这将使收账的谈判交涉变为不可能。
关键点：信息就是力量。知道海外客户的所有商业信息将有助于确保中国出口商全部收回账款。
第三步：花时间建立一套清楚的应收账款管理的内部政策及操作规程，并严格执行它。
从海外客户那里收款如同销售出去一样重要。它是企业高层管理的重点。因此，中国出口商应当建立一套应收账款管理体制，包括每周需更新检查的“账龄分析表”。另外，开发一套正式的要求付款的书面通信系统，从第一笔付款到期日便开始执行，以后每15天继续驱动执行一次。
例如，作为应收账款管理政策的常识，要对客户的书面信函保持更新，包括关于所有的销售阶段的电子邮件。如果在客户付款方面有问题，这个信息将非常有用。
另一个应收账款管理政策的常识是：如果客户还有以前的欠款未付，就坚决不要再发货给他。
关键点：在美国，有一句老话：一分预防胜过十分治疗。清楚地严格地执行应收账款管理政策是确保客户全额付款给您的又一要点。
第四步：知道坏账警示信号。根据我20年的商账追收工作经验，我收集编撰出了26个客户准备拖延付款或不付款坏账信号。我称它为“A-Z坏账警示信号”。
例如：客户是不是在欠您的钱时还从您的竞争对手那里购货？或者客户是不是避免与您接触，不回您的电话或邮件？
客户是不是要求您耐心等待，声称一旦他的公司被出售或被新投资商收购，他们就可以支付款项给您？或者您是不是被告知授权负责付款的那个人不在了？
客户是不是告诉您直到他的客户付款给他，他才能付款给您？或者是不是声称延迟付款是因为银行或政府问题导致的？他们是不是声称经济不景气他们付不起款？
如果您听到了这些借口，您需要知道：它们是付款出现问题的明显信号，甚至您的客户故意不付款给您。
关键点：如果您的客户在付款到期日60天后还未付款给您，这就要求您立即对此引起注意并跟进。请密切注意坏账警示信号。
当然，为了降低客户欠款的可能，即使采取了这些常用的步骤予以跟进，客户不及时付款的情形依然会发生。在一些案子中，客户是在故意尽力欺骗中国的出口商；还有一些案子中，可能是客户的现金流有问题，减缓了他们的付款能力。
像这些情况，有三条容易记住的规律帮您确保收回海外欠款。
第一条规律：不再梦想耐心静候能获得付款。时间是过期账款的最大敌人，等待的时间越长，收回账款的可能性就越小。
等待的时间越长，海外客户就越有可能卖掉公司、关闭公司或宣告破产，一旦这些情况发生，就不可能收回款项了。
为阐释我的观点，请看这个图表，它显示出时间对债务追收的影响。
正如我们从这个图表看到的：随着时间的推移，收回账款的可能性急剧降低。过期3个月的账款，收回的可能性是73%，6个月后收回可能性降到50%，12个月后收回的可能性是25%。而2年后，收回的可能性只有10%。
在美国市场上，一旦账款过期90天，美国公司将委托专业的追债公司向其客户收款，这在美国是很常见的，而此时，仍有73%追回的可能性。
第一条规律：您等待的时间越长，您收回账款的机会就越少。
第二条规律：通过海外诉讼去收款，90%是在浪费时间而且代价高昂。最具代表性的是：当您通过起诉债务人方式去收回账款时， 总是您的律师在获益。而即使赢得了官司，也不能保证您能得到付款。
美国的法律系统是非常透明。然而，商业法规是非常复杂的，而且各州都有所不同。要从法律上去证明某人故意欺骗您而不付款，这几乎是不可能的。
在美国，还有一个非常现实的问题是：律师必须持有在该州的执业执照，才能获得在该州的辩护许可。绝大多数的美国律师只获得在一个州的执业资格。如果您想起诉债务人，您的律师必须拥有该公司所在州的律师执业执照。
非常重要的一点是：您要知道，根据美国商业法律，如果您在法庭上败诉，您将不能再次起诉他。即使您有强有力的证据，也不能保证您能胜诉。而且如果您败诉，您将不能因为被告不付款而再次起诉他。同时，如果您在法庭上败诉，您再也不能委托专业的商账追收机构代您收账了。
除了法律条文的复杂性以外，诉讼成本也是很高昂的。
当您去委托律师事务所起诉债务人时，不管您是胜诉还是败诉，您将不但要付基本的计时律师费，还包括交通费，通信费、立案费等等各项费用。在美国，律师费每小时是300-700美元。因此，您采取诉讼方式所耗费的成本往往高于客户欠您的未付账款，这种情况也是极其寻常的。
第二条规律：委托律师事务所起诉债务人，使您最后的选择，而不是第一选择。
第三条规律：运用专业的商账追收顾问公司收取海外欠款是您第一的也是最好的选择。在北美洲、欧洲、澳洲的发达市场，甚至在东南亚及南美等发展中市场，债权人将应收账款管理外包给专业的商账追收机构，这是其公司的一个重要策略。
而中国却不一样，解决债务纠纷，100%得用法律渠道解决。在北美洲、欧洲及澳洲，这种商账追收公司都建立得很完备，非常专业，管理有序，而且很受尊敬，与大家在好莱坞电影中看到的“黑手党式”的恐吓追债策略是不一样的。
第三条规律：专业的商账追收顾问是您最好的也是您的第一选择，联系一个专业的商账追收机构来商谈你的案子，不要感觉不好意思或尴尬。
记住这三个简单的规律，让我们来看看国际商账追收顾问公司是如何运作的。
一般来讲，海外商账追收公司是基于酬金的方式来运作的。也就是说：只有他们从债务人那里成功地收回账款，才能以酬金的方式获得您的补偿。然而，并不是所有的商账追收公司都以这种方式运作。
事实上，对于商账追收公司，有两种不同的商业运作模式。在第一种模式下，代理公司给您报价为：收到款项的5-15%作为他们的酬金。然后，他们给债务人发一些催收函，待债务人收到请求付款的信函后，打电话跟踪。
二三十年前，它曾是商账追收的一个有效途径。但现在，其成功率很低。因此，当债务人对电话或催收函不再理会时，代理机构就把案子转交给与他们关联的律师机构。
当这种情况发生时，律师所首先会开给您一个账单：1000美元的立案费，还可能有1000-5000美元的律师费。如果您胜诉，但是债务人却不予支付的情况下，律师事务所还可能向您收取更多的律师费，去申请法院强制执行，包括从债务人的账户里取款，或没收债务人的资产，如果是独资企业，去申请警方变卖其个人财产。
如果您的律师通过诉讼，成功收回欠款，您不仅要付律师费及其它成本费用，还要付一定的成功费佣金。美国律师事务所收取成功费佣金常常高达收回商账总额的50%。然而，对于众多案子而言，债务人不付款是因为他们没钱付，因此，通过诉讼的方式追偿债务而又得不到付款，是费时、费钱又费力的事。
另一种商账追收代理机构的商业模式，它完全仅仅建立在成功的基础上。也就是如果代理机构成功收回欠款，您只需向其支付成功收回款项的20-35%作为他们的佣金。他们在不断地与债务人电话联系或发送催收函后，仍然不会放弃，也不会转到关联的律师事务所里去。
他们极尽可能地追债，坚持到最后。然而，他们却未能收回来款项，无论他们付出了多么大的努力，您不必向其付任何费用。这种商业模式确保了债权人获得尽职尽责的服务，因为债权人和代理机构的目标是一致的，都是要成功收回账款。
追收欠款并非易事。但是，依仗彻底调查获得的信息、研究债务人公司情况、拥有买方心理学和债务人行为方面的渊博知识，专业的谈判技巧，从而说服债务人付款。它不仅是一门艺术，也是门科学。
当然，以上仅仅是对这个行业的概览。像任何一个被认可的财务服务公司一样，还有很多更深层次的因素也影响着其业务操作。尽管如此，我希望我谈到的“有效管理应收账款的四步三条”将能给您海外应收账款难题提供有效而又经济的解决方案。
总之，让我们简要重述一下今天的要点：
1、 在销售给客户前，调查其公司背景及其信贷历史。
2、在销售给客户前，弄清楚客户的公司类型，知道其全面的联系信息。
3、对所有客户运用应收账款管理政策及操作规程。
4、知道什么是坏账警示信号。
5、迅速采取行动，不要等待客户付款。等待得越久，收回款项的可能性就越小。
6、运用律师事务所起诉债务人是您最后的选择，不是第一的选择。
7、启用一个专业的商账追收顾问是您最好的选择，也是第一的选择。
8、知道不同的商账追收代理机构的商业运作模式。
9、对客户采取行动，不要感到尴尬。
最后一点并不是不重要，第10点：直到从客户那里收到款项，一次销售才算真正完成。
这篇文章的作者是美国顺美财务集团公司的创立者及CEO, 丹尼斯 卫根。
