外经贸企业ERP建设问题研究 ——宁波市鄞州对外贸易股份有限公司 王仁杰 世界经济全球化的发展和入世后我国政府对外经贸经营权的放开，使得在国际贸易中占主要份额的外国公司可利用其信息和管理上的优势，在全球范围内调配资源，并更多地通过网络直接向生产商进行采购。面对更加开放和激烈的国内外竞争，外经贸企业如果不尽快提高管理水平，不加强对先进技术手段和新贸易方式的应用，就无法继续生存下去，更谈不上在世界经济全球化大潮中有效参与竞争，为此有远见的外经贸企业应该尽快把ERP（是企业资源计划的英文缩写）的建设问题提上议事日程。 一、外经贸企业ERP建设的必要性 企业的经营管理人员，尤其是颇具规模企业的经营管理人员，在日常的工作中常常会因为对客户、供应商和商品缺乏有效及时的分析和控制而对业务员的跳槽感到束手无策；会因为经营商品种类杂、数量多、核算难而不能及时、准确地进行合同盈亏分析和业务绩效考核：会因为对往来帐缺乏有效的管理而产生经营上的风险；也会因为难于对内部各部门的业务和财务数据迅速汇总而使企业管理层不能及时、动态地掌握所属部门的业务和财务状况、资金状况，进而不能很好地进行数据分析和有效的预测、决策。上述现象都令企业管理层头疼不已，所以不妨借鉴国外企业先进的管理方法，在经营活动和管理活动 中引入ERP系统。 ERP是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统整合了企业管理理念、基础数据、业务流程、人力物力、计算机硬件和软件，通过对企业管理系统及应用系统的集成，逐步建立企业内部畅通的信息渠道，实现企业内部信息资源的整合和有效利用。ERP系统加强和改善了企业间的信息交流，规范了企业的业务流程，所以将有助于解决传统外经贸企业存在的管理粗放、流程性差，风险控制能力不强、市场分析不及时等弊病。 二、外经贸企业ERP建设的可行性 ERP建设是个系统工程，它要求对企业的全部资源进行合理调配，所以我们可以从硬件资源和软件资源方面分析在外经贸企业中推行ERP的可行性。从硬件资源上看，计算机技术特别是数据库技术是企业进行ERP建设的基础，由于外经贸企业的经营方式要求其必须配备较为先进的通讯工具和办公设备，所以电脑在外经贸企业中的普及率非常高，在许多企业几乎达到了人手一台。而且许多企业已建立了自己的网站和内部网络系统。从软件资源上看，外经贸从业人员素质普遍较高，都精于操作电脑，又因为经常接触经济发达地区的外商，所以比较容易接受新事物，对引入ERP会产生较高的热情。同时，由于外经贸业务较国内贸易复杂和规范，许多企业内部早已建立起一套行之有效的业务流程和控制规范，也就是说已初步具备了系统化的管理思想。有了上述基础，ERP系统在企业内部推行时估计不会遇到很大的阻力。 三、外经贸企业ERP建设的具体实施 ERP系统的管理对象便是诸如经营场地、办公设备、交通工具等企业的硬件资源，和人力、管理、／言誉、融资能力、组织结构、员工的劳动热情等软件资源，实施ERP的目的就是要使这些资源在企业运行发展中相互作用，使企业的经营活动能最大程度地发挥这些资源的作用，并不断根据经营状况做出调整资源的决策，企业ERP建设具体应分以下几个步骤进行： 1、建立完善的电脑网络 ERP系统通计算机技术将各种资源整合在一起，所以计算机和网络是进行ERP建设的前提条件，但也不是说配备几台电脑和网络就建成了ERP。企业的ERP系统应配备符合企业规模的服务器和数据库，能支持各种操作平台，可实现用户各种输入、输出。该网络更应注重安全性，要防止病毒和黑客的侵袭，要根据不同的操作业务对使用人员设置严格而有层次的操作权限。该网络要支持公司事务的在线处理，让所有部门的人员在开放型网络中协同工作，做到数据集中管理，实现企业内各部门的业务信息、财务信息和物流信息的同步共享，以解决数据分开存储带来的诸多不利。 2、应用先进的管理软件 目前，市场上推出了许多管理软件，这些软件的开发思想、功能、价格都有很大的差别。管理软件作为企业管理信息化的一种有力实现工具，它必须有效地体现企业经营活动的基本流程，惟有如此才能实现企业财务、业务和其他管理的标准化和电子化，管理软件才能在提高企业运营效率、降低企业运营成本等方面发挥作用。企业应以此为指导原则，结合自身的规模和实力来选择软件。应注意的是，由于信息技术更新很快，企业选择的软件开发商必须具备强大的开发能力和完善的售后服务，选择的软件要求能支持多种操作下台和各类数据库，能全面支持远程访问及Internet模式应用，以便为电子商务奠定基础。同时要求该软件要具有高度灵活性，能支持数据以多种格式导入和导出，支持图像文档存取，可实现任意格式的数据接口，做到外贸业务和财务的高度集成，真正做到企业资源的全面整合。由于每家企业的业务运作流程大相径庭，要真正体现和适应本企业的特殊业务流程和管理需求，需对原管理软件进行大刀阔斧的改造，也就是要针对企业实际情况制定合适的解决方案，并根据这方案对管理软件作进一步的改进。 3、制定合适的解决方案 外经贸业务流程是一个完整的过程，外经贸管理从预算到采购到出口退税，都必须按照业务的流程进行合理规划。针对外经贸行业多币种核算、“零库存”管理、审批流程管理和风险管理等独特的管理特点，要充分利用财务的钩稽关系和预警作用，做到业务和财务的一体化，建立以业务流、审批流、物流、资金流和信息流为核心并高度统一的解决方案。所以企业首先要建立记录大量原始数据、支持查询、汇总企业信息的管理系统，该信息管理系统要对商户、供应商和商品进行管理，要针对合同条款的内容、商品的内容、以及合同的预算情况，使业务人员、储运人员、财务人员、管理人员共同关注这—合同的履行状态，并就工作岗位及时履行各自的职责。企业还应根据自身情况设置公司的审批顺序，使业务流程更加符合公司实际管理模式，还应通过审批流程来控制合同的变更，从而使业务流程更加科学合理。具体讲，这个解决方案要求企业内所有科目、客户和商品编码标准化、统一化，做到统一管理，并尽可能同政府部门的编码方式相一 致；所有业务和财务信息集中存储，可供管理层适时查询监控：要按部门、项目、合同、商品、发票等多角度进行销售分析，以满足企业随时、动态地掌握销售情况，加强内部控制，以便及时调整商品结构及经营战略：要能灵活解决间接费用的分摊处理，准确完成合同盈亏核算和部门、人员的绩效考核；要解决企业庞大往来帐的快速、自动核对，满足企业即时查询往来帐状况，根据往来帐的预计收款日期进行内部预警控制：还要能进行远程穿透式查询，具备强大的辅助报表核算功能，能自动生成各类报表和统计数据，帮助管理层随时作出更具效率的决策。 4、推动全面的系统应用 对管理软件作出改进后，就要开始对员工进行操作培训。启用ERP系统时，由于受行为惯性的影响，很多人会觉得新系统影响了他们的工作习惯和工作效率，从而产生强烈的抵触情绪，所以我们必须花大精力对员工进行管理思想的教育，要提醒他们在没有ERP这样的管理平台时，企业资源状况及调整方向不清楚，企业金字塔形的组织结构又使部门间的协作交流相对较弱，使得调整安排很难而且过程漫长，我们的ERP系统正是针对这些问题设计的，它的成功推行必将 使企业能更好地运用资源、控制风险，提高效率，增强竞争力。通过教育，要让员工真正了解ERP建设的必要性和科学性．还要随时根据员工的建议对ERP系统进行进一步的改进，使他们操作起来能得心应手，同时要逐步杜绝手工审批，最终全面实施该系统，充分发挥该系统信息管理、财务预测、调整资源等方面的功能，让它真正成为企业进行经营管理及决策的平台工具。 5、开展广泛的电子商务 现代社会，信息技术发展的突飞猛进、Internet技术的成熟为企业增加与客户或供应商的信息共享和直接数据交换创造了条件。外经贸企业可以利用自身ERP系统的优势，把从出口前的准备工：作到对外洽谈以及整个交易完成的国际贸易流程，以电子商务的形式提供给客户，比如让客户通过Internet有权限地、远程、实时地看到自己的订单的执行状态，以个性化的服务让他们更主动地参与到订单的执行中来；或是让国外客户通过浏览器有权限地查询外贸公司的商品库及照片内容，并利用自动报价体系查询所关心产品的对应价格。这将使经贸企业实现贸易手段的创新，大大减少中间环节，简化贸易流程，降低贸易成本，提高贸易效率，同时强化与客户和供应商的联系，促进企业间的共同繁荣和发展。 综上所述，ERP建设已经成为外经贸企业的当务之急，通过ERP的应用，可以使企业管理层对本单位的各项业务做到“事前计划、事中控制和事后分析”，大大提高管理效率，降低企业的经营风险；对企业财务可实施动态实时的主动管理，通过对资金流的管理，可建立起新型的财务资金中心、预算管理中心、费用中心、成本中心、利润中心和财务管理中心，形成资金流、物流、信息流的高度统一，为企业经营和发展提供正确的、具有前瞻性的决策支持，也只有那样，才能实现企业管理的跨越式发展，从而增强企业的运作能力和核心竞争力，更好地适应日趋激烈的国际市场竞争。