一份得体的英文函电留驻了印度大买主 宁波市外经贸企业协会国际商务顾问 李道金 2003年9月,A集团公司总裁向笔者讲述了如下情况并请笔者帮忙如何解决问题:印度一大客户已与他们合作了很长时间了,所下的定单也在逐月增加,然而因该客商已支付了即期信用证项下的全额货款计10余万美元,而有关货物已近2个月了仍未到达印度的目的港,已严重影响了其生产计划,所以声称要么A集团公司退回全部货款,要么就要诉诸法律,并表示不愿意再和他们合作了。 笔者到了该集团公司后,对业务员与这位印商的来往函电认真研究分析后,认为导致印商发火的直接原因有二,一是该业务员虽然是位大学毕业生,但其英文函电的写作水平和技巧真是一般;二是不敢直接面对现实,即没有客观地向印商详尽说明事情的原委,而始终试图同印商狡辩以达推卸责任的目的,如在电文里,竟然说货物是委托青岛货代代理出运的,对货物是否能按时到达目的港应由该货代负责。看完这位业务员的不伦不类的函电后,笔者真可谓啼笑皆非啊!难怪印商在一份电文中如是说:你们写的是什么呀,我看不懂!更难怪印商向集团公司总裁大发雷霆! 经笔者亲自调查核实,该批货柜由青岛某船代理揽货后装于某轮,但到达上海港后卸下了等另一艘远洋轮,但实际承运该批货物的船公司却在上海港甩箱长达一个多月。而此时,才被刚刚载于某货轮驶往印度,预计10月初到达。掌握了这些情况后,笔者面临的最大难题就是如何才能拟写一份令印商折服的电文。经深思熟虑后,写成了下列内容的电文: 1．本人是集团公司另一部门的负责人,现受总裁的委托给贵司作此答复。 2．本人调查核实,该批货物在青岛装运后,我司从货代处取得了全套清洁的直达印度的提单,但货柜却在中途即上海港被甩掉了,这是我司意想不到的。尽管主要原因是上海港十分拥挤而造成的,但我司保留向货代及船公司追索一切可能的损失的权利。 3．现在我司得到确切的消息,该批货物在上海港被甩箱一个多月后,现正载于XX号轮驶往印度目的港,预计10月初抵港。 4．我司深知由于货物比先前预计到达目的港的时间延迟了将近2个月,已严重影响了贵司的正常生产。对此给贵司造成的任何不便,我司深表歉意,也愿意分担由此而给贵司造成的所有损失。 5．为防止类似不愉快的事件再次发生,我司将进一步加强业务管理,并将重新选择货代和船公司;同时也为业已存在的友好合作关系,期盼贵司不要诉诸法律。 6．若贵司还有任何疑问,请直接和本人联系,我将竭力为贵司服务。 在上述电文发出不到1小时,印商就来传真说:非常感激笔者的电文,并同意不再起诉了,只盼望这次货物能按时到达。此后,该印商又多次来集团公司洽谈业务。通过这个案例,读者也不难发现,一份得体的、合乎情理的英文函电在国际贸易中是多么的重要啊,既能化干戈为玉帛,又能变被动为主动,更能留驻客商,赢得他们的信任。